In één van mijn laatste blogs schreef ik hoe je werkprocessen op een traditionele manier beschrijft. Dit betreft de inrichting van de administratieve organisatie (AO) in één organisatie. Hieronder doe ik een poging om helderheid te krijgen hoe de verschillende processen rond de decentralisaties bij gemeenten en zorgaanbieders (lees: ketenpartners) kunnen worden vastgelegd. De grote uitdaging bij de decentralisaties van “begeleiding”, “jeugdzorg” en “participatiewet” naar de gemeenten is een manier te vinden hoe al deze processen kunnen worden geïntegreerd.

Eén ding zal duidelijk zijn. Het gaat niet lukken door de verschillende processen bij de ketenpartners aan elkaar te knopen. Wie zou hiervoor verantwoordelijk moeten zijn? Bovendien hebben alle ketenpartners in het ongunstigste geval ieder een eigen geautomatiseerd systeem met een eigen gegevensset. Hoewel geautomatiseerde systemen nooit een doel op zich kunnen zijn, hebben ze wel een belangrijk aandeel in de afhandeling van werkprocessen.

Wat gaat er fout als we de hiervoor genoemde handelwijze zouden volgen?

1. De volgtijdelijkheid van uit te voeren (zorg)activiteiten bij de verschillende ketenpartners is onvoldoende gewaarborgd, d.w.z. ketenpartners weten niet in alle gevallen welke activiteit op welk moment moet plaatsvinden. Dit veroorzaakt onduidelijkheden in het proces.
2. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden komen onder druk te staan waardoor werkprocessen in de praktijk inefficiënt en ineffectief zijn (lees: kostenverhogend).
3. Voorgaande heeft tevens tot gevolg dat er achteraf correctieve maatregelen nodig zijn, wat ook weer een kostenverhogend effect heeft. Bovendien is er dan ook sprake van behoorlijke afbreukrisico’s.
4. Door het werken met verschillende geautomatiseerde systemen zijn de vereiste gegevens vaak niet eenduidig en uniform.

Hoe kunnen we dit tegengaan?

1. Alle ketenpartners werken in hetzelfde geautomatiseerde systeem.
2. De volgtijdelijkheid wordt bepaald door elke (zorg)activiteit op het juiste moment te laten starten en te laten beëindigen.
3. Controles worden niet meer achteraf maar vooraf uitgevoerd zodat correctieve maatregelen niet meer nodig zijn.
4. Er is sprake van één gegevensset binnen het systeem.
5. De regisseur binnen de gemeente bepaalt welke zorgaanbieder verantwoordelijk is voor welk zorgtraject.
6. Binnen een gemeente is er sprake van een Front- en een Backoffice, waarbij de Frontoffice (Zorgloket, Centrum Jeugd & Gezin, Werkplein en Sociale Dienst) verantwoordelijk is voor de intake en de eerstelijnsondersteuning en de Backoffice zorgdraagt voor de administratieve en financiële afhandeling.
7. Een gemeente zal een keuze moeten hebben om te werken vanuit een Centrum voor Jeugd & Gezin, een Zorgloket of vanuit wijkteams.
8. Andere zorgverleners kunnen op ieder moment worden ingeschakeld zonder dat zij alle gegevens opnieuw moeten invullen en/of bijgepraat moeten worden over het proces waar zij ingezet worden.
9. De verschillende beleidsterreinen binnen de gemeente doen aan kruisbestuiving.
10. Er zijn mogelijkheden aanwezig voor beleidgestuurde contractfinanciering.

Wat zijn de voordelen t.a.v. het gebruik van één systeem?

1. Het hele sociale domein is opgenomen in het systeem.
2. Het systeem werkt organisatieoverschrijdend.
3. Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot het systeem.
4. De regisseur heeft overzicht over zowel alle cliënten, zorgaanbieders als zorgtrajecten.
5. De cliënt heeft toegang tot z’n eigen (zorg)dossier. (optioneel)
6. (Afbreuk)risico’s worden volledig uitgebannen.
7. Een medewerker krijgt automatisch een melding wanneer iets niet is uitgevoerd en/of wanneer bepaalde controles nodig zijn, bijv. het resultaat van een zorgtraject.
8. Er wordt geen zorg meer gegeven zonder rechtmatige indicatie.
9. Wijzigingen in wet- en regelgeving kunnen eenvoudig worden tussengevoegd.
10. De samenwerking tussen gemeenten wordt sterk verbeterd.